Vad är ett ledningssystem?

Det finns flera internationella standarder som kan hjälpa en organisation att bygga upp ett ledningssystem, till exempel ISO 9000-serien för kvalitetsledning eller ISO 14 000-serien för miljöledning. OHSAS 18001 anger krav för ett ledningssystem för arbetsmiljö. Att utgå från processer istället för funktioner är en framgångsfaktor när ett ledningssystem byggs upp. Detta är ett krav i ISO 9001:2008 men inte i de andra ISO-serierna.

Det verkliga ledningssystemet är de personer och den kompetens som människorna i organisationen består av och förmågan att använda de styrande dokument och beskrivningar som nedtecknats. Men också de lokaler, den materiel (t.ex. datorer), de beslutsvägar och de val som människor i organisationen gör. Beskrivningen av ledningssystemet i text eller bild, film m.m. beskriver hur organisationen vill att det ska fungera. Men avvikelser från denna önskan sker dagligen och svårigheterna torde öka ju mer komplex organisationen är. En realistisk, enkel och tydlig önskan hur vi vill att det ska fungera, medför att det är troligare att människorna kan leva efter rutinen och uppnå de önskade målen.

Hur väljer man ledningssystem?

Valet av ledningsprinciper måste komma in ifrån företagets egna visioner och värdegrunder. Den enklaste formen kan sägas vara systematiskt arbete med viktiga frågor för ledning och styrning med målet att ständigt förbättra sig.

Viktiga frågor är t ex:

Hur ser våra arbetsflöden ut i vårt uppdrag?

Hur hanterar vi våra dokument, vår information och fakta i vårt uppdrag? (dok-hantering, utskrifter, historik, diskussionsforum, enkäter, länkar till internet etc.)

Hur hanterar vi ansvar och arbetsuppgifter? Vem gör vad? (användare, grupper, behörigheter, aktivitetslistor etc.)

Hur hanterar vi tiden i vårt uppdrag? När skall allt göras?  (Gantt Schema, tidsplanering, uppföljning i tiden, status )

Hur hanterar vi förändringar, förbättringar, avvikelser och fel?

Fokus för ledningssystem har successivt flyttats från ”ordning och reda” till ”ständig förbättring”.

Men systematiskt arbetssätt innebär också att man ska ta tillvara kunskap och fakta utifrån vår omgivning. Utvecklade modeller och arbetssätt som användas i omvärlden och tas fram genom forskning och studier är värdefulla även för det enskilda företaget. Därför bygger vi Ciro så att man lätt kan använda och anpassa företagets egen situation till etablerade modeller och beprövade erfarenheter, t ex användningen av PDCA – hjulet, en av världens mest använda kvalitetsförbättringsmetoder.

Olika typer av system

Stora organisationer har ofta utgångspunkter från väletablerade modeller såsom ISO 9000, Balanced Score Card, SIQ-, EFQM-, Malcolm Baldrige-modellen. Det finns särskilt framtagna modeller som anpassats för t ex, skola och sjukhus.

Mindre organisationer utvecklar ofta ledningssystem på egna vis eller genom lite mindre, enklare modeller, t ex FR 2000.

Den gemensamma nämnaren, oberoende av modellval, är att företagets ledning tillsammans med övriga medarbetare skaffar sig ett strukturerat genomtänkt upplägg för hur utvecklingen av ledningssystemet skall ske. Här erbjuder Ciro en utmärkt plattform för att hålla ihop hela utvecklingsarbetet till färdigt ledningssystem.

Ciro hanterar även förbättringarna och vidareutvecklingen, vilket är en av de viktigaste faktorerna för framgång.

Vad gör ett ledningssystem bra?

Att skapa en kommunikationsbrygga mellan personalens engagemang och verksamhetens system och arbetsstrukturer.

Att visualisera arbetssättet så att alla ser, förstår och engageras

Att underlätta förbättringsarbetet såsom att meddela avvikelser, mäta effekt, införa ny rutiner

Att ta bort hindren till effektiva arbetssätt

Finns kunskap inbyggt?

Ciro har grundstrukturer som är standard för systematiskt kvalitetsutveckling

Ciro synliggör kundens modeller, anpassade eller direkt

Ciro Care är ett exempel på plattform för vårdgivare

Ciro FM finns framtaget för fastighetsbranschen

Ciro Medical hjälper aktörer för utveckling inom Life Science

Flera olika kompletta processer finns för nedladdning, tex projektprocesser.

Webb-baserat

Användare av Ciro arbetar helt webbaserat, d.v.s. genom en webbläsare såsom t ex MS Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome etc . Man öppnar upp webbplatsen utvecklar, redigerar, läser, kopierar, skriver ut. Alla uppdateringar, back up och säkerhet sköts av Ciro. Arbetet kan skötas från kontoret, från hemmet, på resan eller ute hos kund.

Anpassningsbart

Ciro är mycket flexibelt framför allt genom att systemet är helt byggt i enkla moduler som lätt kan skalas upp i komplexitet vartefter behovet uppstår. Vi förändrar lätt koden efter som vi äger koden och står själva för utvecklingen, snabbt och enkelt. Alla uppdateringar sker centralt och slår igenom direkt på alla webbplatser på samma gång.